L’organisation dans le domaine de la fabrication de moules et d’outillages est souvent en retard par rapport aux technologies de production, mais ce n’est pas le cas chez Bierlein & Schwarz GmbH qui a utilisé WorkPLAN pour intégrer la gestion des achats et le suivi de fabrication. L’entreprise, basée à Kalchreuth en Allemagne, avait déjà un système de planning informatisé, mais elle s’est vite rendue compte que cette application avait de nombreuses limites. Martin Günther, le Directeur Général, explique : « Les fonctionnalités de l’ancienne application étaient tout simplement trop restreintes par rapport aux possibilités actuelles. » Il s’est adressé à Zwicker Systems pour trouver une solution. « La réponse a été rapide – WorkPLAN de Sescoi, le progiciel de gestion de production qui assure le suivi de fabrication et la gestion des commandes automatisée. »

<< Avec WorkPLAN, toute commande d’achat que nous émettons peut être affectée à une commande client ou à un centre de coûts. >>
Martin Günther, Directeur Général de Bierlein & Schwarz.

Bierlein & Schwarz a défini trois besoins principaux pour WorkPLAN ; premièrement, il devait y avoir intégration : de la réception d’une commande client au bon de livraison et à la facturation en passant par la gestion des coûts. Deuxièmement, regroupement de toutes les opérations de facturation, qu’il s’agisse des commandes d’achat émises ou des factures de fournitures reçues. Et troisièmement, la transparence dans la production, qui nécessite d’avoir une vue d’ensemble claire de l’état d’avancement des commandes en cours. Martin Günther est certain qu’il a pris la bonne décision en choisissant la solution WorkPLAN de Sescoi. « Notre productivité a sensiblement augmenté. »

Pour gérer la mise en place de WorkPLAN avec succès et aussi rapidement que possible, les Des bénéfices pour Bierlein & Schwarz avec WorkPLAN « Avec WorkPLAN, toute commande d’achat que nous émettons peut être affectée à une commande client ou à un centre de coûts. » Martin Günther, Directeur Général de Bierlein & Schwarz. données de base telles que les temps de fabrication, les taux horaires et les prix des matières premières doivent être disponibles. Pour Bierlein & Schwarz, cela représentait une quantité importante d’informations qui devaient être récupérées de l’ancienne application et des enregistrements manuels des coûts. Aujourd’hui, WorkPLAN joue un rôle important dans l’organisation de la société, en assurant l’intégration et la transparence recherchées. Toutes les informations sont disponibles pour ceux qui en ont besoin, et pas seulement pour le chef d’atelier ou le responsable des coûts. Martin Günther explique : « Un client nous envoie une demande de prix qui est vérifiée à l’écran, puis le prix est calculé par nos chefs d’atelier, qui prennent le rôle de chefs de projet. Dès que le prix a été établi, un numéro de devis est généré par WorkPLAN et le devis est envoyé au client. A ce moment là, l’effet sur notre charge de travail est connu. Si le devis est modifié ultérieurement, chaque personne impliquée reçoit les informations en même temps. Ensuite, le chef de projet peut recalculer l’incidence sur la capacité de production à partir de ces nouvelles données et redistribuer les tâches. Si la commande est confirmée, WorkPLAN génère un identifiant unique qui fournit des informations pour indiquer clairement l’état d’avancement, par exemple, d’une nouvelle commande, d’une réparation ou d’une modification. Ce numéro d’affaire assure une identification sans ambiguïté jusqu’à la livraison. »

WorkPLAN contient toutes les informations utiles : elles sont mises à disposition des employés par un simple clic, ce qui est fondamental dans une grande entreprise. Etant donné qu’une commande garde le même numéro d’affaire jusqu’à la facturation, il est possible de revoir le temps passé pour chaque tâche et à chaque étape du processus. Ceci permet d’évaluer l’efficacité de chaque poste de travail. En plus, en exploitant les informations historisées, il est possible d’évaluer au plus juste le prix des outillages et les délais de livraison peuvent être calculés en avance et avec précision.

Aujourd’hui, Bierlein & Schwarz émet ses commandes de fournitures avec WorkPLAN. La commande est générée avec la désignation précise, la référence catalogue et le numéro de commande. Martin Günther ajoute : « Ces informations doivent figurer sur la facture, sinon le paiement n’est pas effectué. De cette façon, toute commande d’achat que nous émettons peut être affectée à une commande client ou à un centre de coûts. » Il est ravi que WorkPLAN couvre déjà 90% de ses besoins. Maintenant, il attend avec impatience la mise en place du dernier module qui permettra à chaque chef de projet de vérifier les capacités de production de façon autonome. Par exemple, si un client appelle avec des besoins en fraisage, le chef de projet va pouvoir vérifier sur son ordinateur la charge de travail de l’atelier de fraisage en temps réel. Le plus grand avantage du système est l’intégration et la transparence – inestimable pour la planification de la charge de travail et de la livraison. C’est l’intégration qui permet une planification pragmatique des commandes et des ressources. Ceci n’est pas possible avec des systèmes non-spécialisés ou renfermés.

L’intégration du processus de facturation a rapidement porté ses fruits dans la recherche de réduction des coûts chez Bierlein & Schwarz. Martin Günther explique : « Tandis que nous avions toujours géré la paie en interne, maintenant nous avons également réintégré la comptabilité générale. Nous voulons entrer toutes les données via WorkPLAN, puis les transférer vers Datev. »

Toute information commerciale est maintenant gérée en interne si bien que la réduction des coûts directs est également accompagnée par un gain de temps. La recherche de factures et la saisie de données redondantes ont été éliminées. La décision de mettre en place WorkPLAN a été une réussite totale.